Dateien für Übersetzungen vorbereiten

PDF-Dateien sind für Übersetzungen, egal in welche Sprache, nicht geeignet. Denn: PDF-Dateien lassen sich nicht editieren und das Layout lässt sich im Rahmen der Übersetzung nicht ohne Weiteres übernehmen. Sie dienen lediglich der optischen Darstellung des Originaldokumentes. Verwendet wird das Format beispielsweise bei E-Books, Broschüren, Präsentationen, Flyern etc. und soll dem Leser exakt das darstellen, was der Urheber des Originals entworfen hat. Somit werden PDF-Dateien beispielsweise häufig von Designern, Grafikagenturen oder Verlagen erstellt und verbreitet.

Bevor du eine PDF-Datei für eine Übersetzung einreichst, solltest du in jedem Falle versuchen, das Original zu organisieren. Kontaktiere dazu am Besten den Urheber des Dokumentes und bitte darum, dir für die Übersetzung das Original zur Verfügung zu stellen. In den meisten Fällen wird es sich um Word- oder Powerpoint-Dateien handeln oder bei grafisch aufwendigen Dokumenten (z. B. Flyern, Broschüren) um InDesign-Dateien.

Sollte das Original nicht organisierbar oder ein eingescantes Printmedium sein, dann können wir in vielen Fällen entweder reine Fließtextübersetzung ohne jegliches Layout liefern. Oder wir bauen das Layout im Rahmen einer DTP-Leistung einfach originalgetreu nach und übersetzen erst danach.

Word-Dateien sind die am häufigsten eingereichten Dateien und das hat seinen Grund: Sie sind perfekt editierbar und lassen sich hervorragend übersetzen.

Dennoch gibt es eine einige Punkte, die du bei der Einreichung von Word-Dateien beachten solltest:

(1) Soll das gesamte Dokument übersetzt werden, oder nur Teilbereiche?

Wenn nur Teilbereiche der Word-Datei übersetzt werden sollen, dann musst du die nicht zu übersetzenden Texte vorher ausblenden:

– Markiere den Text, der nicht übersetzt werden soll
– Öffne mit STRG+D (Windows) bzw. Apfel+D (Mac) das Formatierungsfenster
– Setze den Haken bei „Ausgeblendet“ und klicke auf OK
– Speichere die Datei und reiche diese anschließend zur Übersetzung bei uns ein

Ausgeblendete Texte werden in Microsoft Word unterpunktet dargestellt. Nur so können die nicht zu übersetzenden Texte aus der Kalkulation exkludiert werden. Nach Erhalt der Übersetzungen kannst du alle ausgeblendeten Texte wieder einblenden. Wenn du der Meinung bist, dass die ausgeblendeten Texte für die Übersetzer:in wichtige Inhalte (Wordings, Erklärungen, ähnliche Übersetzungen) enthalten, lege deiner Anfrage einfach eine Referenzdatei des vollständigen Textes bei, zum Beispiel eine PDF-Datei

(2) Sind Tabellen von Excel integriert?

Wenn in dem Word-Dokument Excel-Tabellen integriert sind, die ebenfalls übersetzt werden müssen, dann reiche bitte zusätzlich die originale Excel-Datei ein. Bitte beachte, dass Inhalte von eingebetteten Excel-Tabellen ansonsten nicht übersetzt werden können.

(3) Sind Bilder mit integriertem Text enthalten?

In Bildern enthaltene Texte können nicht ausgelesen und somit auch nicht übersetzt werden. Erfasse diese Texte bitte in einer gesonderten, editierbaren Datei wie z. B. MS Word, RTF oder TXT.

(1) In Excel-Tabellen kommt es sehr häufig vor, dass komplette Spalten/Zeilen nicht übersetzt werden müssen. Zum Beispiel Artikelnummern, Eigennamen oder Spaltenüberschriften. Ähnlich wie bei Word-Dateien können auch in Excel Zeilen und Spalten ausgeblendet werden:

– Markiere die nicht zu übersetzende Spalte oder Zeile (z. B. Spalte B)
– Öffne mit Rechtsklick auf die Spalte/Zeile das Kontextmenü
– Wähle „Ausblenden“

Ausgeblendete Zellen, Spalten oder Zeilen werden aus der Kalkulation exkludiert und nicht übersetzt. Nach Erhalt der Übersetzungen kannst du alle ausgeblendeten Elemente wieder einblenden.

(2) Wenn du in Excel einen zweisprachigen Aufbau, z. B. in Spalte A die Originaltexte und in Spalte B die Übersetzungen wünschst, dann gehe bitte wie folgt vor:

– Lege eine Spalte mit der Quellsprache an, z. B. in Spalte A
– Lege eine weitere Spalte für die Zielsprache an, z. B. Spalte B

Du kannst das Prinzip um beliebige Sprachen/Spalten erweitern. Wir übersetzen dann die Texte der Originalspalte in die Spalte für jeweils vorgesehene Sprache.